Organizarea unei ședințe

Corporate Etiquette and International Protocol Consultant

Organizarea unei ședințe

Pentru reușita unei ședințe, se recomandă a ține cont de:

  • nu programăm ședința lunea dimineața, vinerea după-amiaza (participanții ar putea fi lipsiți de energie sau dornici de a pleca într-o minivacanță) sau în timpul sărbătorilor religioase (vom ține cont inclusiv de religiile participanților);
  • trimitem invitația de participare, împreună cu ordinea de zi (lista cu subiectele ce vor fi dezbătute) și materialele de studiu, cu cel târziu două săptămâni înainte de data ședinței (participanții au nevoie de timp pentru a studia materialele; deasemenea, ne creștem șansele de a găsi loc liber în agenda fiecărui invitat);
  • cu o săptămână înainte de data ședinței, sunăm pentru confirmări personele de la care nu am primit un răspuns;
  • identificăm persoana care va prepara băuturile (apă, cafea și ceai) și care va servi la masă;
  • ne asigurăm că există suficiente pahare din sticlă (cele din plastic sunt pentru picnic), cești, lingurițe, șervețele, zahăr, cafea, ceai, apă;
  • sala de ședință trebuie să fie curată, aerisită, cu lumină suficientă, dotată cu aer condiționat, cu scaune de același fel (în caz contrar, persoanele care vor fi așezate pe scaune de o calitate inferioră, se vor simți inegal tratate);
  • pe masă vor fi disponibile foi/carnețele, pixuri/creioane.